IMPLEMENTACIÓN PRÁCTICA DEL COMPLIANCE EN UN GRUPO SOCIETARIO INTERNACIONAL
Por Rodrigo Solis
El objetivo del presente Artículo es describir de manera general y ejemplificar de manera práctica, el sistema de compliance que ha desarrollado e implementado un Grupo Societario Internacional, mediante distintas políticas, programas, guías y otras herramientas de compliance, tendientes a lograr buenas prácticas corporativas y lograr mitigar los riesgos identificados mediante distintos mecanismos, en los distintos países alrededor del mundo en los que la empresa tiene presencia; así como exponer la manera en que ha logrado unificar los procesos internos, para que las empresas que forman parte del grupo societario, cumplan con los requisitos internos de compliance al celebrar los actos y hechos jurídicos inherentes a su operación ordinaria.
Abengoa es una compañía internacional, fundada el 4 de enero de 1941 en Sevilla, España, que aplica soluciones tecnológicas innovadoras para el desarrollo sostenible en los sectores de infraestructuras, energía y agua.
Abengoa tiene presencia en 19 países alrededor del mundo, en Europa, África, América del Norte y Latinoamérica; está presente actualmente en todas aquellas geografías de interés estratégico para el desarrollo de sus actividades de ingeniería y construcción en los sectores de energía, agua, transmisión e infraestructuras y servicios. De manera particular, tiene presencia en el mundo, con distintas áreas de negocio, de conformidad con el siguiente mapa de presencia:
Abengoa, a lo largo del tiempo ha generado y logrado tener un exitoso y riguroso sistema de compliance que ha implementado en todas las geografías del mundo en donde tiene presencia y que es funcional y operativo de conformidad con todas las legislaciones de las geografías y las políticas internas de la compañía.
El sistema de compliance de la compañía tiene una función dirigida y enfocada, tanto a las personas físicas que forman parte de las empresas que conforman el grupo societario, como a las personales morales integrantes del mismo.
El sistema de compliance de la compañía está compuesto por distintas políticas, programas, guías y otras herramientas de compliance, los cuales se mencionan y describen de manera general en el Apéndice (A) del presente artículo, para referencia y ejemplificación del sistema.
El extenso y riguroso sistema de compliance de la compañía, ha permitido mitigar riesgos, asegurar el cumplimiento de la legislación aplicable en cada jurisdicción y la normativa interna de la compañía en cada una de las geografías alrededor del mundo, por parte de las personas morales que conforman el grupo societario y fomentar y procurar dicho cumplimiento por parte de cada una de las personas físicas que forman parte de las empresas.
Todas y cada una de las operaciones de la compañía, cualquier tipo de acto o hecho jurídico a ser celebrado, se encuentran sujetas al sistema de compliance, el cual ha logrado que todas las operaciones de las empresas que conforman el grupo societario, en las distintas geografías del mundo, se realicen bajo la misma normativa y sean informadas, coordinadas y aprobadas de la misma manera.
¿Pero cómo se pone en práctica un sistema tan riguroso de compliance en un Grupo Societario Internacional como Abengoa?
Entre otros mecanismos, en la práctica y operación ordinaria de la compañía, como parte del sistema interno de compliance, existen las Normas de Ordenado Cumplimiento (“NOC´s”) que se trabajan de manera digital en la red y sistemas informáticos de la compañía.
Dichas NOC´s son documentos prácticos y de utilización ordinaria como parte de la gestión diaria, que funcionan para informar, coordinar y aprobar por parte de las personas que tienen control sobre las empresas que conforman el grupo societario alrededor del mundo, las operaciones que se realizan por todas y cada una de ellas, desde la firma de un NDA para intercambiar información con algún socio comercial, hasta la celebración de un Contrato EPC con una entidad pública o privada.
Hay diversos rubros y tipos de NOC´s, según la materia, negocio y tipo de operación que se pretende llevar a cabo[1], desde temas de responsabilidad social y marketing, hasta la gestión de asuntos jurídicos y cumplimiento normativo; cada de una de ellas tiene componentes e información distinta, que se ajusta específicamente a la operación, acto o hecho jurídico a ser realizado.
En las mismas, se incluye toda la información relacionada con la operación a ser realizada, con todas sus especificaciones[2]; cuentan con un apartado de preguntas y respuestas y la posibilidad de solicitar más información adicional, en caso de que se considere necesario, a efecto de que los autorizantes de las mismas, tengan todos los elementos necesarios para realizar una aprobación informada y consciente.
Las NOC´s tienen un circuito de aprobación en el que, una vez analizado el acto o hecho jurídico a ser realizado, se aprueba o no en la geografía, generalmente por el CEO, CFO y Legal Counsel, para pasar a los siguientes niveles de aprobación por parte de las personas que tienen control en el Corporativo en España.
En las NOC´s queda debidamente documentada la aprobación de cada una de las personas que participan en el circuito o están involucradas en la operación que se trate y dicha NOC queda debidamente registrada en los sistemas de la compañía, existiendo la posibilidad de consultar cualquier NOC y, por lo tanto, cualquier operación, que haya celebrado cualquiera de las compañías que forman parte del grupo societario, así como los funcionarios que participaron y autorizaron la misma.
Los actos o hechos jurídicos a ser realizados por las empresas que conforman el grupo societario o sus funcionarios, de conformidad con la normativa interna, únicamente pueden ser celebrados una vez aprobada la NOC correspondiente, ya habiendo sido informados, analizados y aprobados; y por lo tanto, habiendo cursado un riguroso proceso de compliance.
Es así como todas y cada una de las operaciones que se realizan por las empresas que conforman el grupo societario alrededor del mundo, están investidas de compliance. Incluso, para la publicación del presente artículo, fue necesario cursar una NOC y tener la aprobación correspondiente.
En mi opinión, las herramientas de compliance, expuestas en el presente artículo, en el caso de Abengoa, han servido de manera significativa y eficiente para identificar, clasificar y mitigar riesgos operativos, normativos y legales de manera funcional en las geografías alrededor del mundo en las que tiene presencia.
Con base en lo anterior, desde mi punto de vista, es indispensable que las empresas cuenten con este tipo de herramientas de compliance para lograr el cumplimiento de la legislación aplicable, nacional, internacional e interno; y poder mitigar en lo mayor de lo posible ciertos riegos, logrando así una estabilidad y certeza jurídica en la operación ordinaria de las empresas.
[1] Rubros de NOC´s: Auditoria y Cumplimiento Normativo, Requisitos y Políticas de Contratación, Gestión Financiera y Cambiaria, Gestión de Asuntos Jurídicos, Análisis de Riesgos y Gestión de Seguros, Recursos Humanos, Gestión de Calidad y Medioambiental, Gestión de Recursos Informativos, Gestiones Generales / Colaboradores y Profesionales Externos, Consolidación y Asuntos Fiscales, Sistemas de Información de Gestión; y Identidad Corporativa, Comunicación, Responsabilidad Social Corporativa y Marketing.
[2] Información general y descriptiva que se incluye en las NOC´s: el solicitante y participantes, departamento y área a la que corresponde, el asunto, nombre del proyecto u operación, un resumen de la operación, información económica y financiera, actividades específicas a ser realizadas, marcos legales aplicables, tipos de servicios (en su caso), jurisdicciones y nacionalidades, ofertas de competencia, circuito de aprobación, entre otros, dependiendo la NOC para el caso en concreto.
Herramientas de Compliance | |
Nombre | Descripción |
Reglamentos | |
Reglamento de funcionamiento de Juntas Generales de Accionistas | Herramienta donde se especifican cómo se llevan a cabo las Juntas Generales de Accionistas y la manera de deliberar y adoptar los acuerdos atribuidos a dicho órgano de gobierno. |
Reglamento del Consejo de Administración | Este reglamento completa la diciplina aplicable al Consejo de Administración establecida en la legislación mercantil vigente y los estatutos sociales de la compañía. |
Reglamento Interno de Conducta en Materia de Mercado de Valores | El objeto de dicho reglamento es fijar las reglas para el tratamiento de la información privilegiada y la información relevante, a realización de operaciones de autocartera y la gestión de los conflictos de interés, estableciendo las normas de conducta que deberán ser observadas por la Compañía y las sociedades integradas en el grupo del que la Compañía es sociedad cabecera, sus órganos de administración, empleados y representantes en sus actuaciones relacionadas con el mercado de valores. |
Reglamento de Régimen Interno de la Comisión de Auditoria | Este reglamento regula la composición, actuar, funciones y competencias de la Comisión de Auditoría del Consejo del Consejo de Administración de la Compañía. |
Reglamento de Régimen Interno del Comité de Nombramientos y Retribuciones | La Comisión de Nombramientos y Retribuciones establece los procedimientos y vela por que al proveerse nuevas vacantes se cumpla con lo establecido en la política de selección de consejeros que en cada momento tenga en vigor la Sociedad. |
Políticas | |
Política de Gobierno Corporativo | El principal objetivo de esta política es establecer los principios básicos para el gobierno de la Sociedad tomando como base para ello la legislación aplicable así las normas de buen gobierno corporativo. |
Política de Autocartera | La finalidad del presente documento es establecer el marco de actuación de la Sociedad y, dentro de la misma, de su Dirección Financiera, en la gestión de las operaciones con acciones propias de la misma, fijando las normas básicas que deben regir su actuación en la gestión de dichas operaciones. |
Política de comunicación y contactos con accionistas, inversores institucionales y asesores de voto. | El principal objetivo de esta política es establecer los principios básicos que deberán regir las comunicaciones de la Sociedad con sus accionistas e inversores institucionales, así como con los asesores de voto y demás asesores profesionales, fijando igualmente los cauces válidos para establecer tales comunicaciones. |
Política de Prevención Penal | La finalidad de la presente Política de Cumplimiento relativa a la Prevención Penal, o Política de Prevención Penal, es la integración en un documento, público y comprensible, de las obligaciones de la sociedad (Abengoa y todas sus filiales controladas), en materia de prevención penal, de su difusión a los empleados para su debido entendimiento y aceptación, con toda la información relevante y aplicable normativamente exigida, presidido por la iniciativa y supervisión del Consejo de Administración de Abengoa, con la finalidad de la consolidación de la cultura de cumplimiento en el grupo (Abengoa y sus filiales controladas), la ética empresarial, la transparencia y la responsabilidad social. |
Programas de Compliance |
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Programa de Cumplimiento Normativo | El Programa de Cumplimiento Normativo se articula en torno a las recomendaciones y al modelo amparado por la “Open Compliance and Ethics Group, (OCEG)”, como concepto de excelencia en la gestión de procesos claves de gobierno corporativo (Governance), gestión del riesgo (risk management) y cumplimiento (compliance), integrada en el modelo de “Governance, Risk and Compliance (GRC)”. |
Programa de Cumplimiento en materia Anti-Corrupción | Tiene como objetivo poner en conocimiento su política de cumplimiento empresarial a todos sus empleados y su entorno, y promover las conductas lícitas evitando e investigando las acciones u omisiones que puedan suponer un incumplimiento y la responsabilidad que de ello se derive. |
Programa de Cumplimiento en materia de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo | Establece los procedimientos adecuados para el cumplimiento y colaboración con la normativa de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, así como para impedir o prevenir que la compañía sea utilizada para estos fines. |
Guías de Compliance | |
Guía de Cumplimiento en Materia de Defensa de la Competencia para empleados, dirección y consejeros. | Tiene como objetivo poner en conocimiento su política de cumplimiento empresarial a todos sus empleados y su entorno, y promover las conductas lícitas y éticas evitando e investigando las acciones u omisiones que puedan suponer un incumplimiento y la responsabilidad que de ello se derive. |
Guía de Cumplimiento en Materia de Protección de Datos | Su finalidad es poner en conocimiento su política de cumplimiento empresarial a todos sus empleados y su entorno, y promover las conductas lícitas evitando e investigando las acciones u omisiones que puedan suponer un incumplimiento y la responsabilidad que de ello se derive. |
Guía de Cumplimiento en Materia Penal | Su objetivo es hacer del conocimiento de todos y cada uno de los empleados, de manera general, las conductas prohibidas en el ejercicio o aprovechamiento de su actividad profesional. |
Otras Herramientas de Compliance | |
Estatutos Sociales | Se definen la administración y órganos de gobierno, así como su funcionalidad y actuar. |
Código de Conducta | El fin último del Código de Conducta Profesional es fomentar de forma abierta y transparente el rigor profesional, estableciendo un estándar de comportamiento aplicable a la totalidad de la plantilla, sin excepción. Constituye por tanto una declaración expresa de sus valores, principios y pautas de conducta que deben guiar el comportamiento y consolidar la cultura de todas las personas del grupo en el desarrollo de su actividad profesional. Estos valores compartidos están en la base histórica de la cultura corporativa de Abengoa, y por lo tanto no son ajenos, ni importados, ni impuestos, y son seguidos e impulsados desde los órganos de administración de la compañía hasta cada empleado pasando por la alta dirección con su ejemplo. |
Normas de Ordenado Cumplimiento (“NOC´s”) | Las NOC´s son una serie de documentos que se trabajan en la red interna de la compañía, que funcionan para informar, coordinar y aprobar por las personas que tienen control sobre la empresa las operaciones que se realizan por todas y cada una de las sociedades que conforman el grupo societario alrededor del mundo.
En las mismas, se describe el acto o hecho jurídico a ser realizado y cuentan con un apartado de preguntas y respuestas y la posibilidad de solicitar más información adicional, en caso de que se considere necesario.
Las NOC´s tiene un circuito de aprobación en el que, una vez analizado el acto o hecho jurídico a ser realizado, se aprueba o no en la geografía, generalmente por el CEO, CFO y Legal Counsel, para pasar a los siguientes niveles de aprobación por parte de las personas que tienen control en el Corporativo en España (la Holding del grupo societario). |
