Compliance es un concepto que se originó a partir de la tradición jurídica anglosajona, situación que ha llegado a dificultar el proceso de conceptualización y alcance del término una vez tropicalizado y aplicado a los sistemas jurídicos basados en la tradición civilista.[1] Dicho concepto en México se ha visto limitado, en la mayoría de los casos, a un enfoque de prevención de delitos. Se ha concentrado en la implementación de normas de autorregulación para eliminar o mitigar riesgos asociados a posibles imputaciones de responsabilidades penales a las personas morales, usualmente vinculados a evitar llevar a cabo actos de mala conducta en el ambiente laboral, corrupción o de crimen organizado derivado de recursos de procedencia ilícita, ya sea por parte de sus empleados o de terceros con los que se tenga relación.

Sin restarle importancia a lo mencionado anteriormente, es muy importante no perder de vista que una sanción aplicada a una empresa, de cualquier índole, puede repercutir en considerables impactos negativos en su reputación e imagen pública, implicaciones financieras considerables o hasta encontrarse en una situación que la imposibilite a continuar con sus operaciones.

Bajo esa tesitura, resulta deseable que el término Compliance se analice y se entienda desde una perspectiva amplia ya que para prevenir que existan sanciones, las empresas deben sentar las bases para fomentar y formar culturas organizacionales de cumplimiento y promoción de la legalidad, a partir de valores como la ética, la transparencia y la integridad desde dos dimensiones: por una parte, el establecimiento y cumplimiento de normas internas que definan las características de la propia empresa y, por otra, el cumplimiento y seguimiento puntal de normas externas. Ambas dimensiones con sus respectivos procesos de gestión e interacción dentro y fuera de la organización.

Estas dos categorías se encuentran intrínsecamente vinculadas y su aplicación va más allá de la mera prevención de riesgos asociados al ámbito penal.  Es imperativo tener presente los posibles riesgos dentro del ámbito de derecho administrativo; sobre todo para aquellas empresas que se desenvuelven en áreas de la economía donde el aparato gubernamental regula sus actividades a partir de disposiciones federales y estales de carácter económico, técnicas y operativas, estableciendo obligaciones de índole jurídico que representan cargas administrativas importantes y que se encuentran bajo constante escrutinio por parte de los Reguladores. El no-cumplimiento de las anteriores deriva en sanciones pecuniarias o en la pérdida, revocación o terminación anticipada de permisos, autorizaciones y/o contratos. Dentro de las Empresas que están sujetas a dicha regulación, se pueden mencionar a las empresas de los sectores financiero, energético, farmacéutico y de telecomunicaciones, entre otras.

Es con base en lo anterior que el término Regulatory Compliance adquiere gran relevancia y, para efectos del presente artículo, se define como la obediencia de las organizaciones empresariales, en tiempo y forma, de las reglas y regulaciones[2] que rigen su operación y actividades de mercado.

Es importante mencionar que los requerimientos regulatorios no son un fenómeno nuevo. Las empresas que desarrollan sus actividades en mercados y áreas con fuerte injerencia Estatal se han enfrentado a reglas generales, estándares y códigos desde que entraron en escena. Sin embargo, la importante variable a considerar en la actualidad es la seriedad y el rigor que han aplicado los Reguladores en el cumplimiento de sus funciones, lo que hace que el entorno regulatorio sea cada vez más complejo y severo, dejando a las empresas con la ardua tarea de lidiar y gestionar formas de demostrar, documentar e informar periódicamente sobre su cumplimiento regulatorio.

Evidentemente, con los desafíos anteriores y la vulnerabilidad fácilmente identificada en un panorama complejo, las empresas no pueden darse el lujo de abordar al azar el cumplimiento regulatorio inherente a sus operaciones y actividades del mercado. Por ello, es fundamental que las empresas bajo esta coyuntura integren a su catálogo de normas internas un programa que tenga como finalidad la implementación de un Sistema de Cumplimiento de Requerimientos Regulatorios (SCRR) que permita de manera efectiva y sin exceder las capacidades de recursos dentro de la empresa, el cumplimiento puntual de todas las obligaciones frente a las agencias gubernamentales sectoriales, elevando la relevancia y transcendencia frente a todo el personal sobre el cumplimiento regulatorio al pie de la letra.  Así será posible evitar que la persona moral se coloque en una situación de riesgo que la pueda hacer acreedora a sanciones de carácter administrativo con efectos perjudiciales profundos en su imagen frente a terceros – incluyendo clientes – hasta la pérdida de documentos que amparan su participación en un sector correspondiente.

Para lograr la implementación de un SCRR que ayude eficientemente a una empresa cuyas operaciones se encuentran sustancialmente reguladas para cumplir a cabalidad sus obligaciones frente a los Reguladores sectoriales, propongo las siguiente siete actividades:

1. Enlistar los documentos regulatorios industriales que sean aplicables para las actividades de la empresa.
2. Identificar y tener presentes, mediante la elaboración de una matriz, los requisitos regulatorios específicos con los que se debe cumplir. Señalar de forma clara el impacto que tienen sobre la organización, incluyendo la manera solicitada por parte de las autoridades de documentar su cumplimiento.
3. Llevar a cabo una revisión interna inicial para estar en condiciones de evaluar el estado de cumplimiento actual de la regulación sectorial y así identificar áreas de riesgo y de oportunidad para actuar en consecuencia.
4. Elaborar un programa escrito para la implementación y monitoreo del SCRR en función de lo identificado en la revisión interna a detalle, principalmente teniendo claro lo referente a la autoridad gubernamental que lo solicita, fechas de cumplimiento, listado de información o documentación necesaria a ser presentada, entre otros.
5. Informar a los integrantes de la organización sobre la relevancia e importancia del SCRR para la operación y continuidad de las actividades de la empresa.
6. Designar a una persona o equipo que sea responsable del conocimiento de la regulación sectorial a detalle y pueda resolver situaciones o cuestionamientos por parte del personal de la empresa y, por otro lado, gestione el archivo de todos los documentos relevantes en formato físico y digital. Mantener el cumplimiento normativo de requerimientos regulatorios es responsabilidad de todos aquellos que conforman la organización y por ende, deben estar informados y capacitados para reaccionar de conformidad con las políticas de cumplimiento regulatorio desde una consciencia ética.
7. Monitorear, actualizar y mejorar constantemente el SCRR, a partir de factores como podría ser un riesgo regulatorio o cualquier otro posible, para actuar con prontitud en su adecuado manejo.

Para lograr su implementación, se puede hacer uso de herramientas tecnológicas que aseguren un seguimiento del cumplimiento de los requerimientos regulatorios mediante procesos automatizados que faciliten su uso y manejo y los ponga accesibles, a la vista y apoyo de todo el personal de la empresa.

Contar con una visión dentro de las empresas respecto a la trascendencia y relevancia del cumplimiento de los requerimientos regulatorios, o sea del Regulatory Compliance, es una estrategia necesaria para una correcta operación empresarial que permita a la empresa y a sus empleados seguir desarrollando sus actividades en un ambiente de riesgos mínimos o controlados y que sirva como ejemplo de la integridad de la organización tanto en la dimensión interna como en la externa.

Hacer las cosas bien, sí hace la diferencia.

[1] Situación que ocurre de la misma manera con el concepto de “regulación de la economía”. En inglés: Regulation. 

[2] Documentos juridicamente vinculantes con disposiciones con contendio técnico, operativo o económico aplicable a las empresas que participan en mercados regulados por el Estado buscando preservar la eficiencia económica y mitigar fallas de mercado para asegurar que los bienes y servicios socialmente deseables sean proporcionados y protegidos en condiciones de competencia, calidad y precio adecuado